Ευγενικές εκφράσεις σε ένα email: πώς να τις χρησιμοποιείτε σωστά;

Ευγενικές εκφράσεις σε email – τι είναι η γλωσσική εθιμοτυπία;

Με άλλα λόγια, η χρήση σωστών εισαγωγικών και αποχαιρετιστήριων εκφράσεων ενημερώνει τον παραλήπτη ότι είμαστε ευγενικοί και γνωρίζουμε πώς να επικοινωνούμε σε επίσημο πλαίσιο.

Η εποχή κατά την οποία η επαγγελματική αλληλογραφία γινόταν κυρίως με επιστολές έχει προ πολλού περάσει. Σήμερα κυριαρχεί η επικοινωνία μέσω email. Οι περισσότεροι από εμάς γράφουμε καθημερινά δεκάδες μηνύματα προς συνεργάτες, πελάτες, προμηθευτές ή προϊσταμένους.

Ωστόσο, παρά την εξοικείωσή μας με τη γραπτή επικοινωνία, πολλοί εξακολουθούν να κάνουν αρκετά λάθη, συνήθως από άγνοια. Αυτό μπορεί τελικά να δημιουργήσει αρνητική εντύπωση στον παραλήπτη.

Η σωστή δομή ενός επίσημου email

Κάθε μήνυμα πρέπει να αποτελείται από τρία στοιχεία:

• την εισαγωγή (τον χαιρετισμό)·
• το κύριο μήνυμα (για παράδειγμα, ένα ερώτημα, ένα αίτημα ή μια ενημέρωση)·
• τον αποχαιρετισμό.

Σε αυτό το άρθρο δεν θα επικεντρωθούμε στο κύριο μέρος, δηλαδή στο περιεχόμενο του μηνύματος. Υπενθυμίζουμε μόνο ότι, ανεξάρτητα από τον παραλήπτη, πρέπει να τηρούμε τη γλωσσική εθιμοτυπία – να απευθυνόμαστε με ευγένεια, χωρίς να προσβάλλουμε ή να απαιτούμε μια ενέργεια ή απόφαση.

Πριν εξετάσουμε τις ευγενικές εκφράσεις στην αρχή και στο τέλος ενός email, πρέπει πρώτα να προσδιορίσουμε τον παραλήπτη. Χρήσιμες είναι οι ακόλουθες ερωτήσεις:

• Γνωρίζω το συγκεκριμένο άτομο; (όχι απαραίτητα προσωπικά· έχουμε ήδη ανταλλάξει μηνύματα;)
• Ποια είναι η ιδιότητα του παραλήπτη; (καθηγητής, προϊστάμενος, συνεργάτης, υπεύθυνος μιας υπηρεσίας;)
• Γνωρίζω πώς αυτοπροσδιορίζεται; Αν όχι, μπορώ να χρησιμοποιήσω ουδέτερο χαιρετισμό ή να απευθυνθώ στην ιδιότητά του.
• Ποια είναι η διαφορά ηλικίας ή βαθμίδας; Είναι συνομήλικος, νεότερος ή μεγαλύτερος σε ηλικία ή θέση;

Όταν γνωρίζετε τις απαντήσεις στις παραπάνω ερωτήσεις, θα μπορείτε πιο εύκολα να επιλέξετε τις κατάλληλες ευγενικές εκφράσεις – τόσο για την αρχή όσο και για το τέλος του μηνύματος. Καλό είναι οι δύο εκφράσεις να ταιριάζουν μεταξύ τους, ώστε η εισαγωγή και η ολοκλήρωση να έχουν παρόμοιο επίπεδο τυπικότητας.

Ευγενικές εκφράσεις για την αρχή του email

Κάθε μήνυμα πρέπει να ξεκινά με τον κατάλληλο τρόπο. Η άμεση είσοδος στο θέμα επιτρέπεται κυρίως όταν συνεχίζετε μια ήδη υπάρχουσα αλληλογραφία. Όταν απευθύνεστε σε κάποιον για πρώτη φορά, δεν παραλείπετε τον χαιρετισμό.

Ποιες ευγενικές εκφράσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην αρχή ενός email;

• Αξιότιμη κυρία / Αξιότιμε κύριε – όταν γνωρίζετε το φύλο ή την προσφώνηση που προτιμά ο παραλήπτης·
• Αξιότιμοι κύριοι και κυρίες ή Αξιότιμοι/ες – όταν απευθύνεστε σε άγνωστο κοινό ή σε μια γενική εταιρική διεύθυνση·
• Αξιότιμη κυρία Διευθύντρια / Αξιότιμε κύριε Διευθυντά – όταν γνωρίζετε τη θέση του παραλήπτη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον τίτλο και το επώνυμο, εφόσον είναι γνωστά·
• Κυρία Παπαδοπούλου / Κύριε Νικολάου – όταν γνωρίζετε τον παραλήπτη και έχετε ήδη επικοινωνήσει μαζί του·
• Αγαπητές και αγαπητοί συνάδελφοι ή Αγαπητή ομάδα – σε εσωτερική επικοινωνία, όταν θέλετε πιο φιλικό αλλά επαγγελματικό τόνο·
• Καλημέρα σας / Καλησπέρα σας – ουδέτερες και φυσικές επιλογές, κατάλληλες στις περισσότερες επαγγελματικές περιστάσεις.

Είναι λάθος να ξεκινάτε ένα επίσημο email με «Γεια» ή «Γεια σου»;

Στις συζητήσεις για τις ευγενικές εκφράσεις στα email συχνά παραβλέπεται ένας συνηθισμένος προβληματισμός: είναι κατάλληλο να ξεκινά ένα επίσημο μήνυμα με το πολύ ανεπίσημο «Γεια» ή «Hey»; Σε ένα αυστηρά επαγγελματικό ή πρώτο email, ένας υπερβολικά οικείος χαιρετισμός μπορεί να θεωρηθεί έλλειψη τυπικότητας και να δημιουργήσει λανθασμένη εντύπωση.

Το «Γεια» ταιριάζει κυρίως σε γνωστούς, συνεργάτες με τους οποίους υπάρχει οικειότητα ή σε ανεπίσημες συνομιλίες. Σε επίσημη επικοινωνία προτιμήστε έναν ουδέτερο χαιρετισμό, όπως «Καλημέρα σας», ή μια προσφώνηση που περιλαμβάνει την ιδιότητα ή το επώνυμο του παραλήπτη.

Πώς γράφονται οι εισαγωγικές εκφράσεις;

Μετά την προσφώνηση τοποθετούμε συνήθως κόμμα και αφήνουμε μία κενή γραμμή πριν από το κύριο μήνυμα. Σε πολλές σύγχρονες μορφές επαγγελματικής αλληλογραφίας είναι επίσης αποδεκτό να ξεκινά η επόμενη πρόταση με κεφαλαίο, ιδιαίτερα όταν η προσφώνηση λειτουργεί ως ξεχωριστή γραμμή. Το σημαντικότερο είναι να διατηρείτε συνεπή μορφοποίηση σε όλο το μήνυμα.

Ευγενικές εκφράσεις για το κλείσιμο του email

Η εισαγωγή και το κύριο μήνυμα είναι έτοιμα, επομένως μένει να ολοκληρώσουμε το email. Ποιες αποχαιρετιστήριες εκφράσεις είναι κατάλληλες σε ένα επίσημο μήνυμα;

• Με εκτίμηση·
• Με σεβασμό·
• Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων – όταν θέλετε να κλείσετε ένα αίτημα με ευγενικό τρόπο, χωρίς να αντικαθιστά απαραίτητα την υπογραφή.

Είναι λάθος να χρησιμοποιείτε το «Φιλικά»;

Δεν δημιουργούν αμφιβολίες μόνο οι πολύ ανεπίσημοι χαιρετισμοί. Είναι λανθασμένο το «Φιλικά» ή το «Με φιλικούς χαιρετισμούς»; Όχι απαραίτητα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ημιεπίσημη ή συναδελφική αλληλογραφία, ιδιαίτερα όταν το μήνυμα ξεκινά με «Καλημέρα σας». Ωστόσο, σε αυστηρά επίσημα email είναι προτιμότερο να επιλέξετε «Με εκτίμηση» ή «Με σεβασμό».

Πώς γράφονται οι αποχαιρετιστήριες εκφράσεις;

Μετά την αποχαιρετιστήρια έκφραση συνήθως δεν χρειάζεται κόμμα ή τελεία. Στην επόμενη γραμμή τοποθετούμε την υπογραφή, με ονοματεπώνυμο, ακόμη και αν ο παραλήπτης γνωρίζει ήδη ποιος γράφει. Έτσι το μήνυμα παραμένει ολοκληρωμένο και επαγγελματικό.

Παράδειγμα επίσημου email

Ακολουθεί ένα παράδειγμα επίσημου email, σύμφωνα με τις οδηγίες του άρθρου:

Αξιότιμοι/ες,

Σας ευχαριστώ θερμά για τον χρόνο σας και για την ενημέρωσή σας. Παρακάτω παραθέτω μια σύντομη σύνοψη με τα βασικότερα σημεία που θεωρώ χρήσιμα. Είμαι στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση.

Με εκτίμηση

Ελένη Παπαδοπούλου