Πώς να γράψετε μια έκθεση; Οι σημαντικότεροι κανόνες

Τι είναι η έκθεση;

Μπορεί να έχει προφορική ή γραπτή μορφή και συνήθως απευθύνεται σε προϊσταμένους, πελάτες, οργανισμούς, επενδυτές ή ελεγκτικούς φορείς.

Ο βασικός στόχος μιας έκθεσης είναι η παροχή συγκεκριμένων πληροφοριών σχετικά με ένα συγκεκριμένο πρόβλημα, διαδικασία ή γεγονός. Η έκθεση μπορεί να χρησιμοποιηθεί, μεταξύ άλλων, για:

• τη σύνοψη ενεργειών,
• την παρουσίαση ερευνητικών αποτελεσμάτων,
• την ανάλυση δεδομένων,
• την αξιολόγηση μιας κατάστασης,
• την ανάδειξη irregularities,
• την παρουσίαση προτάσεων,
• την παρακολούθηση της προόδου των εργασιών,
• την τεκμηρίωση της πορείας ενός έργου.

Στην πράξη, η έκθεση επιτελεί κυρίως ενημερωτικό και υποστηρικτικό ρόλο στη λήψη αποφάσεων, καθώς επιτρέπει στον αποδέκτη να εξάγει συμπεράσματα και να προχωρήσει σε συγκεκριμένες ενέργειες.

Ποια χαρακτηριστικά έχει μια καλή έκθεση;

Ανεξάρτητα από τον τύπο της, μια έκθεση θα πρέπει να πληροί ορισμένες βασικές προϋποθέσεις.

• Ακρίβεια – η έκθεση πρέπει να περιλαμβάνει μόνο συγκεκριμένες πληροφορίες που σχετίζονται με το υπό εξέταση θέμα. Πρέπει να αποφεύγονται οι ασαφείς διατυπώσεις και οι γενικότητες.
• Σαφήνεια και τεκμηρίωση – το περιεχόμενο πρέπει να είναι σύντομο, λογικό και οργανωμένο, ενώ κάθε πληροφορία πρέπει να αιτιολογείται και να προκύπτει από δεδομένα.
• Αντικειμενικότητα – η έκθεση δεν μπορεί να βασίζεται στις προσωπικές απόψεις του συντάκτη. Τα συμπεράσματα πρέπει να προκύπτουν από γεγονότα, αναλύσεις ή ερευνητικά αποτελέσματα.
• Συνοχή – το έγγραφο πρέπει να διατηρεί ενιαία δομή, ύφος και τρόπο παρουσίασης.
• Ευαναγνωσία – μια σωστά συνταγμένη έκθεση επιτρέπει τον γρήγορο εντοπισμό των σημαντικότερων πληροφοριών, χάρη στη χρήση πίνακα περιεχομένων, επικεφαλίδων και κεφαλαίων.
• Γλωσσική και ουσιαστική ορθότητα – η έκθεση πρέπει να είναι απαλλαγμένη από γλωσσικά, stylistic και factual λάθη. Εσφαλμένα δεδομένα ή ασαφή συμπεράσματα μπορεί να οδηγήσουν σε λανθασμένες αποφάσεις.

Πώς γράφεται μια έκθεση;

Η σύνταξη μιας έκθεσης απαιτεί οργάνωση των πληροφοριών, κατάλληλη δομή και παρουσίαση των δεδομένων με σαφή και αντικειμενικό τρόπο.

1. Καθορισμός του θέματος και του στόχου της έκθεσης – αρχικά πρέπει να προσδιοριστεί το αντικείμενο της έκθεσης, το πρόβλημα που αναλύει, ο λόγος για τον οποίο συντάσσεται και το κοινό στο οποίο απευθύνεται. Από αυτά εξαρτώνται τόσο η έκταση των πληροφοριών όσο και η γλώσσα του εγγράφου.
2. Συλλογή και οργάνωση δεδομένων – η έκθεση πρέπει να βασίζεται σε αξιόπιστες πηγές και συγκεκριμένα δεδομένα. Αυτά μπορεί να είναι, μεταξύ άλλων, αποτελέσματα ερευνών, στατιστικά στοιχεία, οικονομικά δεδομένα ή παρατηρήσεις. Σε αυτό το στάδιο πρέπει επίσης να επιλεγούν οι σημαντικότερες πληροφορίες και να απορριφθούν τα περιττά ή άσχετα στοιχεία.
3. Σχεδιασμός της δομής της έκθεσης – πριν ξεκινήσει η συγγραφή, είναι χρήσιμο να δημιουργηθεί ένα πλάνο του εγγράφου και να χωριστεί σε θεματικές ενότητες. Έτσι η έκθεση θα είναι λογική και ευανάγνωστη.
4. Συγγραφή του περιεχομένου – το περιεχόμενο πρέπει να παρουσιάζει τα γεγονότα, να εξηγεί τις σχέσεις μεταξύ τους, να παραθέτει τα δεδομένα και να οδηγεί σε συγκεκριμένα συμπεράσματα. Στις εκθέσεις χρησιμοποιούνται συχνά πίνακες, γραφήματα και διαγράμματα.
5. Μορφοποίηση – η έκθεση πρέπει να έχει καθαρή γραφιστική διάταξη που διευκολύνει την κατανόηση του περιεχομένου. Είναι χρήσιμο να χρησιμοποιούνται επικεφαλίδες και κεφάλαια, λίστες με κουκκίδες ή αρίθμηση και οπτικές επισημάνσεις των σημαντικότερων πληροφοριών. Συνήθως χρησιμοποιούνται γραμματοσειρές χωρίς ή με πατούρες, μεγέθους 11–12 pt, και διάστιχο 1,15–1,5.
6. Διατύπωση συμπερασμάτων και προτάσεων – το τελευταίο μέρος της έκθεσης πρέπει να περιλαμβάνει σύνοψη των σημαντικότερων ευρημάτων. Αν το απαιτεί το αντικείμενο του εγγράφου, μπορούν να προστεθούν προτάσεις ενεργειών, εισηγήσεις για αλλαγές ή αξιολόγηση κινδύνων.
7. Έλεγχος της έκθεσης – πριν από την παράδοση του εγγράφου, πρέπει να ελεγχθούν η ορθότητα των δεδομένων, η συμφωνία των συμπερασμάτων με την ανάλυση, η συνοχή της γραφής, η πληρότητα των πηγών και η γλωσσική και τεχνική ορθότητα.

Ποια πρέπει να είναι η δομή μιας έκθεσης;

Πολλά εξαρτώνται από τον τύπο της έκθεσης. Ωστόσο, η πιο γενική δομή είναι η εξής:

1. Σελίδα τίτλου – περιλαμβάνει τις βασικές πληροφορίες ταυτοποίησης της έκθεσης, όπως τον τίτλο, τον συντάκτη, τον αποδέκτη (εφόσον απαιτείται), την ημερομηνία και τον τόπο σύνταξης.
2. Περίληψη – σύντομη παρουσίαση των σημαντικότερων πληροφοριών, αποτελεσμάτων και συμπερασμάτων.
3. Πίνακας περιεχομένων – οργανωμένος κατάλογος των κεφαλαίων και υποκεφαλαίων, μαζί με τους αριθμούς σελίδων.
4. Εισαγωγή – εισαγωγή στο θέμα της έκθεσης, παρουσίαση του πλαισίου, του αντικειμένου της ανάλυσης και των βασικών μεθοδολογικών παραδοχών.
5. Κύριο μέρος – το βασικό τμήμα της έκθεσης, το οποίο περιλαμβάνει την περιγραφή του προβλήματος, την ανάλυση των δεδομένων, την πορεία της έρευνας ή των γεγονότων, καθώς και τις συνέπειες και την ερμηνεία τους.
6. Συμπεράσματα – σύνοψη που προκύπτει άμεσα από την ανάλυση.
7. Προτάσεις – προτεινόμενες ενέργειες, λύσεις ή επόμενα βήματα.
8. Βιβλιογραφία – κατάλογος όλων των πηγών που χρησιμοποιήθηκαν για τη σύνταξη της έκθεσης.
9. Παραρτήματα – πρόσθετο υλικό που συμπληρώνει την έκθεση, όπως λεπτομερή αποτελέσματα ερευνών, τεχνική τεκμηρίωση ή άλλες πηγές που είναι πολύ εκτενείς για να ενταχθούν στο κύριο μέρος του εγγράφου.

Τύποι εκθέσεων

Υπάρχουν αρκετοί τύποι εκθέσεων και η ταξινόμησή τους σχετίζεται με τον σκοπό, τα χαρακτηριστικά ή το εύρος τους. Οι εκθέσεις διακρίνονται με βάση:

Την έκταση της έκθεσης:

• σύντομη (εκτελεστική) – έως 10 σελίδες, με συνοπτικές και ευανάγνωστες πληροφορίες,
• εκτενής (αναλυτική) – πάνω από 10 σελίδες, με εις βάθος ανάλυση του προβλήματος και μεγαλύτερο όγκο δεδομένων.

Το περιεχόμενο της έκθεσης:

• ενημερωτική – παρουσιάζει γεγονότα και δεδομένα,
• αναλυτική – περιλαμβάνει ερμηνεία δεδομένων και συμπεράσματα,
• επιστημονική – βασίζεται σε έρευνα και επιστημονική μεθοδολογία,
• τεχνική – αφορά τεχνικά ή τεχνολογικά ζητήματα,
• οικονομική – περιλαμβάνει οικονομικά και χρηματοοικονομικά δεδομένα,
• περιοδική – συντάσσεται τακτικά, για παράδειγμα εβδομαδιαία ή τριμηνιαία.

Τον στόχο της έκθεσης: η έκθεση μπορεί να είναι, για παράδειγμα, ελεγκτική, marketing, πωλήσεων, διερεύνησης ατυχήματος, ερευνητική ή έκθεση ελέγχου.

Παράδειγμα έκθεσης

Παρακάτω παρουσιάζεται ένα απλοποιημένο υπόδειγμα έκθεσης.